Fase 3 – Udbygge CRM med kalender, opgaver og finansieringsdel
Sms beskeder kan sendes på følgende 2 måder. (E-mailkode, password og username får vi når vi opretter abonnementet på servicen.)
Som email
Email adresse: mobilnummer.e-mailkode@cpsms.dk
Email emne: Navn på butik (eksempelvis: ”Andelsbutikken”)
Tekst: SMS beskeden
Som php kode.
Dokumentation findes på: https://www.cpsms.dk/files/api.pdf
”Sendername” er navnet på butikken (eksempelvis: ”Andelsbutikken”).
<?php
// The neccesary variables are set.
$url = "http://www.cpsms.dk/sms/";
$url .= "?message=" . urlencode("This is a test.");
$url .= "&recipient=12345678"; // Recipient
$url .= "&username=yourusername"; // Username
$url .= "&password=yourpassword"; // Password
$url .= "&from=" . urlencode("Sendername"); // Sendername
// The url is opened
$reply = file_get_contents($url);
if(strstr($reply, "<succes>")) {
// If the reply contains the tag <succes> the SMS has been sent.
echo "The message has been sent. Server response: ".$reply;
} else {
// If not, there has been an error.
echo "The message has NOT been sent. Server response: ".$reply;
}
?>
Automatisk udsendelse
Aftaler – 3 timer før en aftale sendes en SMS med ordlyden: ”Påmindelse om aftale. Du har en aftale med (Firmanavn) på (adresse) kl. (tidspunkt). Hvis aftalen er før kl. 12 udsendes beskeden dagen i forvejen kl. 18.00.
Nå der trykkes på ”Opret aftale” vil kunde og ejendom være forudfyldt i formularen.
Venstre søjle
Knapper
Slet – Sletter markeret kunde. Hvis markerede med flueben slettes disse (skal bekræftes med popup)
Opret ny kunde – Åbner blank formular til oprettelse/redigering af kunde
Redigér kunde – Åbner formular til redigering af den markerede kunde. Hvis der er flueben i 1 kunde åbnes denne. Hvis der er flueben i flere åbnes den markerede kunde.
Opret aftale – Åbner formular til oprettelse af aftale med feltet ”køber” forudfyldt med den markerede kunde.
Skriv mail – Åbner formular til oprettelse af mail. Mailen sendes til de personer som har været markeret.
Handling – Dropdown
Skift mægler – Åbner formular Teksten ”Vælg ny mægler” og dropdown med alle firmaets mæglere. Samt knap: ”udfør” ved tryk på udfør skifter valgte kunde/kunder til den nye mægler.
Informationer på listen
Navn – som oprettet i formular
Adresse – som oprettet i formular
Seneste aktivitet – Viser dato på seneste aktivitet tilknyttet kunden. Ved klik på datoen åbnes ”aktiviteter” for kunden. Ved siden af datoen vises rød eller grøn prik alt efter hvor gammel aktiviteten er (jænfør opsætning af antal dage under globale indstillinger.
Flag – Ikon med farvet flag som oprettet i formular
Opfølgning – Hvis der har været fremvisning på sælgerens ejendom vises ikon med opfølgning indtil der er sendt mail til sælger om fremvisningen. Ved klik på ikonet åbnes formular til oprettelse af mail med standard tekst til opfølgning på fremvisning forudfyldt.
Udløb af fomidlingsaftale – Hvis kunden har en tilhørende formidlingsaftale, står datoen for udløb af formidlingsaftalen her. Hvis kunden har flere formidlingsaftaler står den som udløber først.
Matchende købere – Viser antallet af kunder hos alle mæglere tilsammen som matcher kundens bolig.
Flueben – Markeres når der skal udføres funktioner på mere end 1 kunde så som ”Slet” og ”skriv mail”. Hvis ingen flueben er sat udføres funktion på den markerede kunde. Hvis 1 flueben er sat udføres opgave på denne kunde. Hvis flere flueben er sat, udføres multi funktioner som ”skriv mail” og ”slet” på de fluebensmarkerede kunder. Hvis der er sat flueben ved flere kunder og brugeren aktiverer en funktion som kun kan udføres på 1 kunde ad gangen såsom ”Redigér kunde”, ”opret aftale” osv. så ignoreres fluebenene og funktionen udføres på den markerede kunde.
Info i indholdsrude
Tlf – Som udfyldt i formular. Ved klik på nummeret åbnes formularen telefonopkald.
Email – Som udfyldt i formular.
Boligoplysning – Hvis udfyldt i oprettelsesformularen:
Matchende købere – Viser antallet af købere hos alle sælgere tilsammen. Medtager ikke webmægler kunder.
Aktiviteter – Viser antallet af aktiviteter. Ved klik på tallet åbnes aktiviteter tilknyttet kunden
Kalender – Viser seneste aftale: Type og dato. Ved klik på aftalen åbnes formularen med aftalen.
Fritekst felt – Der kan skrives direkte i dette felt i listevisning. Hvis der er skrevet i feltet og en ny kunde aktiveres, skal teksten gemmes og siden skal genindlæses med den nye kunde aktiveret.
Knap: Rediger kunde – Åbner den udfyldte oprettelsesformulare for kunden
Knap: Ny aftale – Åbner formular til oprettelse af ny aftale.
Fremkommer ved tryk på menúen ”Opgaver”
Alle pligter samles her i en visning. Linierne har 3 kolonner: Emne, kunde/adresse, dato
Opgaver er ikke noget der bliver oprettet. De vil blot stå der, hvis nogle betingelser er til stede.
Emnerne kan være følgende:
Ny ejendom søger købere – Vises, når der er en ejendom med matchende kunder hvor:
Kunden er oprettet før ejendommen.
Kunden har ikke fået tilsendt denne ejendom allerede.
Kunden har ikke fået tildelt ”ikke match” status
Ny køber søger ejendomme – Vises, når der er en kunde med matchende ejendomme, hvor
Ejendommen er oprettet før kunden.
Ejendommen ikke allerede er sendt til kunden
Ejendommen ikke har fået tildelt afvist status
Opfølgning på mail – Hvis der er sendt en mail til en kunde med bolig(er) så skal der dagen efter komme en opgave der hedder opfølgning. Klik på ”udfør” åbner formular til telfonopkald med kundens telefonnummer.
Opfølgning på fremvisning – Fremkommer hvis nuværende dato/tid er senere end tidpunktet for en fremvisning i kalenderen. Ved klik på udfør opgave åbnes formular til oprettelse af email. Mailen sendes til sælger og der sendes en kopi til ejendommens kommimægler.
Formidlingsaftale udløber
Advokatforbehold udløber
Sælger skal informeres om kommende fremvisning
Opfølgning på fremvisning – Hvis en fremvisning i kalenderen har dato før i dag vises denne.
Købsaftaler er en liste som kombinerer 1 kunde med 1 sag. Dertil tilføjes nogle oplysninger via en formular. De presenteres primært under menuen ”købsaftaler” og sekundært på siden ”overblik”. Derudover bruges listen til at beregne data som præsenteres under menuen ”statistik”
Menú: Købsaftaler
Visning: Listevisning med billeder
Knapper
Slet – Sletter den markerede købsaftale
Opret ny købsaftale – Åbner tom formular til oprettelse af købsaftale
Redigér – Åbner den udfyldte formular til oprettelse af købsaftale tilhørende den markerede linie
Venstre søjle
Ajax filter på butik, år og måned
Hvis filteret er sat til tidligere måneder eller hele året vises der sager med status dato den respektive måned eller år.
Hvis filteret er sat til indeværende måned vises sager med status dato fra nuværende måneden plus alle sager uden status.
Menú: Kommiaftaler
Vsining: Listevisning med billeder
Knapper
Slet – Fjerne fluebenet ”kommiaftale” i formularen tilhørende pågældende kunde
Opret ny kommiaftale – Åbner tom formular til oprettelse af købsaftale
Redigér – Åbner den udfyldte formular til oprettelse af købsaftale tilhørende den markerede linie
Venstre søjle
Ajax filter på butik, år og måned
Når man ved en kunde klikker på datoen fra seneste aktivitet åbner listevisning med alle de aktiviteter der har været på kunden.
Listen har 4 kolloner: Aktivitet, emne, mægler og dato
Knapper
Tilbage
Udskriv – Udskriver alle aktiviteter på listen fra a-z med
Aktivitet, emne, mægler og dato (understreget)
Indholdet
Typer af aktiviteter
Email – Flere matchende ejendomme, Ny ejendom til salg, Ejendom nedsat i pris, almindelig mail
Aftale – Aftaletype evt. adresse
Telefonopkald – Opfølgning på mail om matchende ejendomme.
Indholdsrude
Knapper
Ny aftale – Åbner formularen ”Opret aftale”
Udskriv – Udskriver aftaler i listeform i kronologisk rækkefølge
Venstre søjle
Flueben hvor man kan vælge medarbejder
”Mini” kalender hvor man kan vælge dato, uge eller måned
Main content
1 dags visning – Kalenderen indeholder 24 timer. Som udgangspunkt vises kl. 9-18. Man kan vælge at se før og efter ved at scrolle op eller ned.
Uge visning
Månedsvisning
Listevisning
Venstre søjle
Øverst: filter på butik, år, og måned samt flueben for at se hele året
Nederst: Ranglister for diverse konkurrencer. Tallene tages fra sidste måneds financierings skema
Indhold
1. gangs fremvisninger. Tæller antallet af fremvisninger som er kundens første fremvisning.
Genganger fremvisninger – Tæller antallet af fremvisninger som ikke er kundens første fremvisning
Globale indstillinger
Via menu: Indstillinger/Globale. Adgang skal tillades via brugergruppe opsætning.
Mulighed for automatisk opdatering: Flueben
Farveskift sidste henvendelse - bruges til at bestemme hvornår der skal være grøn eller rød plet ved aktivitetsvisning.
Advarsel for udløb af formidlingsaftaler -
Definition af aftaler – Navngivning af aftaler samt deres farve i kalenderen.
Standard mails – Definition af tekst på standard mails som bruges inden mæglerne opretter deres egne standard mails.
Tilgængelig boligtyper
Rentesats til beregning af nettoydelse på andelsboliger
Udbetaling i % til beregning af nettoydelse på Andelsboliger
Konfiguration af grupper
Aktiviteter: Flueben
Andres aktiviteter – Opfølgningsmail, aftaler, telefonopkald,
Adgang til at redigere Globale indstillinger
Workflow
Opret aftale
Alle aftalertyper
Tilføj medarbejder – Forudfyldt med brugeren selv. Man skal foruden individuelle medarbejdere kunne vælge medarbejdere grupperet i butikker, brugergrupper samt alle.
Starttidspunkt
Sluttidspunkt
Kategori
knap: send email
Almindelig – Sektionen kollapser hvis der er valgt en anden type
Emne
Note
fremvisning – Sektionen kollapser hvis der er valgt en anden type
Emne
Hvor
Køber
Ejendomme
Vælg mødested (kun aktiv hvis der er flueben i ”Der aftale”– Den ejendom som har flueben rykkes frem forest i emnebeskrivelsen og dertilføjes teksten: ”(mødested)” ved adressen
knap: udskriv salgsopstillinger
Send email: Flueben
Sælger: Hvis markeret sendes mail til sælger med teksten:”Kære (sæglers navn). Der er blevet oprettet en fremvisning. Sted: (Adresse) Tidspunkt: (tid/dato). Med venlig hilsen (Butiksnavn)”
køber: Hvis markeret, sendes mail til køber med teksten:”Kære (købers navn). Der er blevet oprettet en aftale om fremvisning af ejendomme til salg hos (firmanavn): (liste med adresser). Mødested: (valgte mødested) Tidspunk: (tid/dato). Mægler: (medarbejdernavn). Med venlig hilsen (Butiksnavn)”
Note
Vurdering – Sektionen kollapser hvis der er valgt en anden type
Sælger:
Send email: Hvis markeret sendes mail til sælger når aftalen gemmes:
Note: Fritekstfelt. Vil være forudfyldt med standard tekst fra globale indstillinger
Opret ny købsaftale
Felter
Sag
Salgsmægler – Forudfyldt med mægleren selv
evt. mægler 2
Salgspris
Køber
Underskrift køber
Underskrift sælger
Overtagelse
Advokatforbehold
Status: Dropdown –
Ikke afklaret (standard),
Solgt – Når stautus ændres til solgt bliver der samtidig sat flueben i ”handel afluttet” på formularen til køber under sektionen ”Køberrelaterede oplyninger” og på formularen til oprettelse af sælger under sektionen ”Sælgerrelaterede oplysninger”.
Gået retur
Note
Telefonopkald
knap: Tilbage
Knap: Skriv mail i stedet
Input: Note til dette opkald -
Fritekstfelt
Knap: Kunde svarer ikke
Knap: gem
Knap: Skriv mail i stedet